Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadelede Politika Belgesi

24.03.2023 tarihli ve 24 sayılı Yönetim Kurulu toplantısında onaylanmıştır.

Günebakan Aile, Çocuk ve Eğitim Vakfı, çocukların eğitim, sağlık, sosyal ve psikolojik ihtiyaçlarının karşılanması, dezavantajlı çocukların ihtiyaçlarını karşılama hususunda karşılaştıkları engellerin aşılması ve bu amaçlarla ailelerine gerekli desteklerin sağlanması konularında proje geliştirmek ve başlatılmış projelere destek vermek ve katkı sunmak vakfın amacıdır. Günebakan Aile, Çocuk ve Eğitim Vakfı; bahsi geçen amaçlara erişebilmek için gerçekleştirdiği tüm çalışmalarında adil olma, tarafsızlık, açıklık, şeffaflık, katılımcılık, dayanışma ve hesap verebilirlik ilkelerini mümkün olan en yüksek standartta sağlamayı hak temelli sivil toplum kültürü ve Günebakan Aile, Çocuk ve Eğitim Vakfı’nın kurumsal kültürünün gereği olarak kabul eder. Günebakan tüm çalışanlarının, üyelerinin, gönüllülerinin ve birlikte iş yaptığı kurum ve kuruluşların her türlü yolsuzluğa karşı tavır geliştirmesini bekler ve destekler.

1. Amaç ve Kapsam

Bu politikanın amacı, Günebakan Aile, Çocuk ve Eğitim Vakfı‘nın rüşvet ve yolsuzluk karşıtı, yasal mevzuatlara uygun ve etik değerler gözetilerek sürdürülen prensiplerinin tanımlanması, riskli alanların belirlenmesi, riskin azaltılması ve/veya ortadan kaldırılması, ilke ve uygulamalarının çerçevesinin çizilerek sürekliliğinin sağlanması ve iletişiminin gerçekleştirilmesidir. Kurumun rüşvet ve yolsuzlukla mücadele konusundaki yaklaşımının açıkça belirtilmesi ve bu doğrultuda benimsenen ilke ve uygulamalara uyumun sağlanmasıdır. Hangi eylem/uygulamaların yolsuzluk kapsamına girdiğini gösterecek çerçeve ve yönlendirmelerin tanımlanması, önleme, tespit, raporlama gibi gerekli denetim süreçlerindeki sorumlulukların tespiti ile inceleme ve karar süreçlerinin ilkelerinin belirlenmesi ayrıca hedeflenmektedir.

Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası; üyeler, çalışanlar, Yönetim Kurulu üyeleri, Denetim Kurulu üyeleri, gönüllüler, danışmanlar, hizmet/ürün alınan firma/kişiler ve iş birliği yapılan kişi, kurum ve kuruluşları kapsamaktadır. Günebakan, söz konusu kişilerin her türden yolsuzluk ve usulsüzlük eylemlerinin yasaklanmasını ve bu tür eylemlere tolerans gösterilmemesini sağlamayı amaçlar.

Bu belge yönetim kurulu kararıyla uygulamaya konur. Belge, her yıl gözden geçirilerek belgenin dayanağını teşkil eden risk tablolarında gerekli güncellemeler gerçekleştirilir.

Güncellemelerin oybirliğiyle onaylanması zorunludur.

Kapsam

Rüşvet ve yolsuzlukla mücadele programı, Günebakan Aile, Çocuk ve Eğitim Vakfı Yönetim Kurulu dahil olmak üzere tüm çalışanlarını, yöneticilerini, gönüllülerini, bağlı ortaklık ve iştiraklerini, aracılarını, birlikte iş yapılan diğer tüm tarafları kapsamaktadır.

2. Tanımlar

Günebakan Aile, Çocuk ve Eğitim Vakfı için Yolsuzluk; kamu gücünün özel çıkarlar için kötüye kullanılması, doğrudan doğruya ya da dolaylı yollardan rüşvet ve yasadışı bir menfaat temin eden kişinin yürüttüğü görevlerin veya gerekli davranışların yasalara uygun bir şekilde yerine getirilmesinde sapmalara yol açan rüşvet veya başka her türlü yasadışı menfaatin talep ve teklif edilmesi, verilmesi ya da kabul edilmesidir.

Günebakan Aile, Çocuk ve Eğitim Vakfı için Rüşvet; bir kişinin, bir işi yapması, yapmaması, hızlandırması, yavaşlatması gibi yollarla görevinin gereklerine aykırı davranması için üçüncü bir kişiyle vardığı anlaşma çerçevesinde yarar sağlamasıdır.

Günebakan aşağıda belirtilen eylemleri rüşvet ve yolsuzluk kapsamı içinde değerlendirir:

• Vakfın ayni ya da nakdi varlıklarının usulsüz, izinsiz, uygun olmayan kullanımı veya çalınması,
• Maliyetlerde yanlış beyanda bulunulması, evrakların tahrif edilmesi veya silinmesi,
• Vakfın herhangi bir iş akdi, ürün/hizmet satın alması veya yüksek ücret ödenmesi karşılığında nakit, hediye, kişisel çıkar ya da kişisel bir iyilik kabul edilmesi,
• Şantaj, gasp ve zorla alma,
• Herhangi bir nedenle rüşvet teklif edilmesi, verilmesi, istenmesi ya da alma konusunda anlaşılması,

Çalışanlar faaliyet ve görevlerini etkileyebilecek hiçbir hediye ve yardımı kabul etmemelidir. Bu kapsama giren her türlü hizmet, seyahat, eğlence ve maddi eşya hediye olarak tanımlanmış fakat sadece bu çerçeveyle sınırlandırılmamıştır. Ulusal ve yerel geleneklere, misafirperverliğe saygı göstermek adına sembolik hatıralık eşya ve hediyeler kabul edilebilir.

3. Rüşvet ve Yolsuzluk İhlallerinin Bildirimi

Rüşvet ve yolsuzlukla ilgili tüm olay ve durumların bildirimleri Yönetim Kuruluna mail veya dilekçe yolu ile iletilir. Bildirim yapan personelin, üyenin, gönüllünün kimlik bilgileri her zaman gizli kalacaktır ve bu gizlilik Yönetim Kurulu’nun güvencesindedir.

Çalışanlarımızın bir rüşvet veya yolsuzluk olayına katılmayı reddetmesi, fiili veya teşebbüs edilen rüşvet ve yolsuzluk eylemleri hakkında ihbarda bulunması ya da endişelerini iletmesinin bir sonucu olarak, kıdeminde/unvanında herhangi bir değişikliğe uğraması veya benzer nitelikte negatif bir (disiplin cezası, işten çıkarılma vb.) duruma maruz bırakılması ve dezavantajlı konuma düşmesi söz konusu değildir. Konu Yönetim Kurulu’nun güvencesindedir.

4. Sorumluluklar

4.1. Yönetim Kurulu

Vakıf görevlileri ve yönetim kurulu üyeleri; görev, unvan ve yetkilerini kullanarak kendileri, yakınları veya üçüncü kişiler lehine menfaat sağlayamaz ve aracılıkta bulunamazlar, akraba, eş, dost ve hemşeri kayırmacılığı, siyasal kayırmacılık veya herhangi bir nedenle ayrımcılık veya kayırmacılık yapamazlar.

Vakıf görevlileri ve yönetim kurulu üyeleri, görev, unvan ve yetkilerini kullanarak kendilerine veya başkalarına şahsi menfaat sağlayamazlar.

Vakıf görevlileri ve yönetim kurulu üyeleri, görevlerinin ifası sırasında ya da bu görevlerin sonucu olarak elde ettikleri resmi veya gizli nitelikteki bilgileri, kendilerine, yakınlarına veya üçüncü kişilere doğrudan veya dolaylı olarak ekonomik, siyasal veya sosyal nitelikte bir menfaat elde etmek için kullanamazlar.

Vakıf görevlileri elden bağış aldıysa karşılığında makbuz kesmekle yükümlüdür. Ve aldığı bağışı yönetim kuruluna bildirmekle yükümlüdür.

Vakıf gönüllülerinden herhangi biri, elden bağış toplama ve izinsiz yardım toplanıldığıyla ilgili endişe duyuyorsa veya bu konuyla ilgili teşebbüs gördüyse hemen bu durumu vakıf çalışanlarına bildirmelidir. Çalışanlar ise durumu Yönetim Kurulu’nun dikkatine sunmakla yükümlüdür.

İmza Sirküleri doğrultusunda vakıf banka hesaplarına erişim konusunda, yönetim kurulu üyelerine danışılacak, kurul üyelerinden veya çalışanlardan birine bankalarda hesap açılmasına ve kapatılmasına, açılacak bu hesaba para yatırmaya vb. şekilde yetki verilecektir.

Yönetim Kurulu Politika’nın uygulanmasından, kural ve düzenlemelere uyulmaması durumunda bildirim, inceleme ve yaptırım mekanizmaları ile birlikte tüm aşamaların işletilmesinin üst gözetiminden sorumludur.

4.2. Denetim Kurulu

Günebakan’ın düzenli denetimi ve gerekli durumlarda soruşturma komisyonunun işletilmesi Denetim Kurulu’nun sorumluluğundadır.

Günebakan’ın idari ve mali denetiminden, 5737sayılı Vakıflar Kanunu’nda da belirtildiği üzere denetim kurulu sorumludur. Denetim Kurulu; vakfın defter, hesap ve kayıtlarını yasal mevzuat, vakıf tüzüğü, Mali Planlama ve Raporlama Rehberi ile Yolsuzluğu Önleme Politikası Uygulama Kılavuzu’ndaki esas ve usullere göre ve bir yılı geçmeyen aralıklarla denetler. Denetim Kurulu, denetim sonuçlarını bir rapor halinde yönetim kuruluna ve toplandığında genel kurula sunar.

Denetim Kurulu üyelerinin istemi üzerine, her türlü bilgi, belge ve kayıtların, vakıf yetkilileri tarafından gösterilmesi veya verilmesi, yönetim yerleri, müesseseler ve eklentilerine girme isteğinin yerine getirilmesi zorunludur.

Denetim Kurulu, Yönetim Kurulu ile birlikte bu politikanın uygulamasını izlemekten sorumludur.

Yolsuzluğun soruşturulması sürecinde Denetim Kurulu, bir Soruşturma Komisyonu oluşturur.

Soruşturma Komisyonu’nun seçilmesinde çıkar çatışması oluşturulmaması Denetim Kurulu’nun sorumluluğundadır. Soruşturma Komisyonu en az 3 üyeden oluşmalıdır. Teknik uzmanlık gereken durumlarda konuya ilişkin yetkinlik sahibi üyelerin de dahil olduğu daha kalabalık bir komisyon oluşturulması mümkündür. Denetim Kurulu tamamen bağımsız üyelerden oluştuğu için asil ve yedek üyeler komisyonda yer alabilir. Yönetim Kurulu kararı ile bağımsız uzmanlar da soruşturma komisyonuna dâhil edilebilir.

4.3. Çalışanlar

Çalışanlar bu politika çerçevesinde işlerini yürütme ve belgelemekle yükümlüdürler. Çalışanlar vakıf işlemlerinde ve süreçlerinde yolsuzluk konusunda farkındalık geliştirerek herhangi şüpheli bir durumu bildirme ve soruşturma açma sürecine kadar takip etmekle görevlidirler.

5. Politika ve Prosedür

5.1.Yolsuzluğun Araştırılması ve Soruşturulması

Yolsuzlukla ilgili bildirim yapılan kişi ve/veya kişilerle ilgili kapsamlı bir soruşturma için gerekli düzenlemeler yolsuzluk teşkil eden işlem öğrenildiği andan itibaren en geç 15 gün içinde yapılır.

Bu süreçte çıkar çatışması olmamak kaydı ile Yönetim Kurulu gerekli düzenlemeleri yaparak soruşturma sürecini başlatır. Soruşturma süreci, Soruşturma Komisyonu’nun oluşturulmasından sorumlu olan Denetim Kurulu’nun bilgisinde yürütülür. Raporlama sürecinde Denetim Kurulu, karar alma sürecinde Yönetim Kurulu yetkilidir.

Araştırma ve soruşturmanın amacı gerçekleri ortaya çıkartmaktır. Soruşturma Komisyonu’nun tüm çalışmaları belgelendirilmeli ve raporlanmalıdır. Görüşmeler ve toplantı notları raporlara eklenmelidir. Süre olarak gerekli zaman ayrılmalıdır ancak soruşturmanın uzamamasına dikkat edilmelidir. Yönetim Kurulu süreçle ilgili düzenli olarak bilgilendirilmelidir. Belgelendirmelerde sınıflandırmalar ‘gizli’ ibaresi ile yapılmalıdır. Soruşturma Komisyonu üyeleri soruşturmalara başlamadan önce gizlilik beyanı vermekle yükümlüdürler. Gizlilik ilkesine aykırılık oluşturulması ve soruşturma bitmeden üçüncü kişilerin deşifre edilmesi yaptırımlara sebep olur. Araştırma ve soruşturma sürecinde görüşülen kişiler ve şahitlerin beyanı gizli tutulmalıdır.

Soruşturma raporu soruşturmanın tüm süreçlerini, söz konusu eylemin aşamalarını, yerini ve ilgili kişilerin rollerini detaylandırmalıdır. Rapor görüşmelerin çözümlerini, uzman görüşlerini ve ilgili diğer kanıtları ek olarak içermelidir. Karar süreci ile ilgili Soruşturma Komisyonu’nun tavsiyelerini içermelidir. Tavsiyeler karar yerine geçmeyecek ancak karar merciinin süreçlerini kolaylaştıracaktır.

Soruşturmaya konu olan kişi veya kişiler tüm çalışma bittikten sonra bilgilendirilmelidir.

5.2. Soruşturma Süreci için Tedbirler

Vakıf soruşturma sürecinin sağlıklı işlemesi ve güvenilirliği için tedbirler almakla yükümlüdür.

Masumiyet karinesi (Suçluluğu kanıtlanana kadar herkes masum olduğu kabul edilir.) ve şikâyet eden kişinin korunmasında eşit önceliklerle tedbirler alınır.

Soruşturmadan kaynaklanabilecek olası herhangi bir mağduriyetin önlenmesi Yönetim Kurulu’nun sorumluluğundadır. Gizli ve/veya gerçek olmayan suçlama ya da beyanların hiçbir mağduriyete sebep olmayacak şekilde yönetimi de Yönetim Kurulu’nun görevidir.

Aşağıdaki tedbirler bu bağlamda önemlidir:

• Gerek kurumsal çalışma ilkeleri gerekse insan kaynakları politikası nedeni ile tüm soruşturma sürecinde soruşturmaya konu olanlar, inceleme yapanlar ve bildirimde bulunan kişilere baskı yapılmaz ve bu kişilerin mağdur edilmelerine izin verilmez.
• Olumsuz eylemi bildiren ve şahitlik yapan kişilerin teşhir edilmesi ve bilgilerinin açıklanmasına izin verilmez. Bu çerçevede Günebakan, soruşturmada gizlilik gerektirecek durumlarda tüm sorumluluğu üstlenir. Ancak gerek bildirimde bulunan kişinin kendi rızası gerekse de belge ve ispat gerektirecek durumlarda önceden bildirimle yolsuzluk süreci ile bilgileri açıklayabilir.
• Çalışanlar ve üyeler isimsiz ihbar ve bildirimlerde bulunmayı tercih edebilirler ancak vakıf isimsiz bildirim süreçlerini teşvik etmez. İsimsiz bildirimlerin gerçek bildirimler olarak ele alınması bildirimin ve söz konusu eylemin aciliyeti ve önemi ile referans verilebilecek bulgu/kanıtlar, destekleyici bilgiler ve suçlamanın ciddiyetine bağlıdır.
• Vakıf üyeleri ve çalışanların bildirimlerinin geçerli bir nedenle yapıldığı fakat bir sonuca ulaşmadığı durumlarda bildirimi yapan kişiler aleyhinde hiçbir suçlama ve yaptırım uygulanmaz.

Bu durumda yine bildirimi yapan kişilerin gizliliğinin korunması esastır. Ancak şikâyet veya suçlamanın gerekçesiz ve yolsuzluğun önlenmesi dışında bir nedenle yapıldığının anlaşılması durumunda bildirimi yapan kişilere yaptırımlar uygulanır, suçlanan kişiye ve varsa diğer ilgili taraflara vakıf yetkili organlarınca suçlamanın asılsız olduğu yönünde bildirim yapılır.

5.3. Karar ve Yaptırımlar

Karar alma sürecinde vakfın Çalışma Etiği ve İstihdam Politikası yol gösterici ve bağlayıcıdır.

Bu çerçevede Politika’da tanımlanmış bir suçlamanın sabit görülmesi durumunda vakıf üyeliği ve iş akdi yönetim kurulu kararıyla feshedilir. Günebakan, Türkiye Cumhuriyeti Yargısı ve Vakıflar Kanunu tarafından belirlenen sınır ve sorumluluklara uymakla mükelleftir.

Finansal ve idari politikalar ve uygulamalardan kaynaklanan bir zayıflık nedeni ile oluşan yolsuzluk uygulaması ile ilgili tedbir en kısa sürede alınarak açık kapatılır. Zarar tazmini gerekli görüldüğünde soruşturma süreçleri ve vakfın saygınlığı ile ilgili manevi zararları da kapsar.

Zarara neden olan kişi ve kurumlar doğan zararı ödemeyi reddederse ya da ödeyemeyecek durumda ise hukuki süreçle başvurularak vakıf alacakları takip edilir.

Vakıf uygulamalar sonucunda yolsuzluğa karışan, destek olan ya da göz yuman kişi ve kurumları kara listeye alır. İrtibatta olduğu kişi ve kurumları somut delillere ulaşılmış ise bilgilendirme hakkına sahiptir. Asılsız olduğu anlaşılan suçlamalarda ise suçlanan kişinin aklanması vakfın kararı ve yazılı bildirimi ile yapılır. Bu tür durumlarda kişisel kayıp ve hukuki haklara yönelik tasarrufa saygı duyulur ve suçlanan kişinin aklanması vakfın yetkili organının sorumluluğundadır.